放課後等デイサービス事業向上委員会

放デイの業務書類の中で最も重要なものの一つが、当日の児童の「出欠表」です。

これは「今日、児童の誰が来るのか」が分かる一覧表なので、これがないと、当日の出席人数もわからなければ送迎ルートも決められません。また請求業務にも直結します。

ところが多くの放デイでは保護者からの「プリントの提出」「電話」「メール」「送迎時の口頭伝達」・・・などいくつかのチャンネルからの出欠情報を手でまとめ、職員が毎日一覧表を作っています。

しかし手作業なので当日になっての急な変更（「朝、熱が出たので急きょ休みます」があったりした場合、またメモの紛失や「うっかり忘れた」場合など、ミスがよく起こります。保護者にしてみれば「ちゃんと電話で伝えたのに・・・」というわけです。

そこで「デイロボ」の力を使うと、どうなるのか。

保護者にはデイに連絡する方法として、スマホのLINEの画面から児童の出欠を入力してもらいます。
たとえば「火木土に定期利用しているけど、今週の土曜はお休み、木曜日は14:10下校」と言った具合です。これらの情報を各児童の家庭ごとに入力してもらったものをAIがすべて自動的にまとめて、一覧として出欠表が自動生成されます。

こうすると、保護者にお子さんの出欠を直接入力してもらうので間違いがありませんし「聞き漏らし」「伝え忘れ」もありません。イレギュラーがない限り、定期的な利用として例えば「火曜日は13:00の下校」などというのを毎週自動的に繰り返すことができますから、保護者側も「イレギュラーな変更だけ入れれば良い」ので連絡がラクになります。

次に大きく変えられるのは「連絡帳」です。

放デイの職員の皆さんは毎日、お子さんの来所時の様子を、保護者に報告のために「連絡帳」に書いていますが、ここに多くの時間が割かれています。

ただ単に「元気に過ごしました」と書くだけではなく、おやつを食べた量や、排泄の回数、どんな療育活動をしたか・・・など、その内容が多岐にわたると、気がつけば1人あたりの連絡帳を書くのに10分くらいかかってしまうこともあります。

もしそのペースで10人分を書くとすると、10分×10人＝100分ですから、トータルでは1時間半以上の時間がかかってしまいます。これは単純計算で「3人の職員が30分かかりきりになる」仕事量です。

ここを「デイロボ」は劇的に改善します。

最近のスマホには「音声入力」の仕組みがあります。みなさんのスマホも「オッケーグーグル」とか「Siri」といったシステムが入っていると思います。この仕組みを利用して「連絡帳の文章を音声で入力」していくことができます。

音声のスピードは「手で書く」より格段に速いです。１人分の連絡帳を書くのに、音声であれば１分～2分で済むようになります。10人分でも20分以内です。しかもデジタルでは紙のようにスペースの制限がないため、必要なことは「いくらでも」記入することができ「後半に字が小さくなる」「字が汚くて読めなくなる」こともありません。

しかも音声入力ですから、現場で子どもたちから目を離すこともありません。子どもたちの動きを目で追いながら、電話をかけるように声で入力できますから、もし現場で何かあっても、すぐに気づき対応が可能です。

そしてデイロボでは保護者もスマホのLINEの画面から連絡帳を見られるようになります。いつでもどこでも見られますし押印も電子印鑑です。この「電子押印」については、すでに神奈川県横浜市では「こども青少年局・障害児福祉保健課」が許可していますので、他の自治体もじきにこれに追随するものと思われます。

放デイではお子さんを送っていく時に「実績記録表」と呼ばれる紙に保護者から押印をいただきます。これはその日の「預かり時間」「送迎の有無」などを記録し、保護者に承認いただくもので、監査対象になる重要な書類です。

ところが、お迎えに来た保護者が「ハンコを忘れました」ということがよくあります。さらに保護者が仕事などでお迎えに来られない場合もあります（その場合子供は一人で自宅に入ります）。そんな時、後日「押印」をいただかないといけませんから、わざわざ別の日のアポイントが必要になります。

この押印は、毎回利用のたび（送迎のたび）に必要ですから、仮に送迎車に3人乗っていれば3回、5人乗っていれば5回必要になりますが、実はこの実績表の押印にはとても気を使うのです。

なぜなら、雨が降ると紙を濡らしてしまったり、風の強い日は風で飛んでしまったり、子供に破かれたり、なくしてしまうことがよくあるからです。

しかしこうした問題も「デイロボ」が解決します。

デイロボでは実績表も連絡帳同様、クラウドのデータで確認し、押印が電子印鑑となります（※こちらも横浜市許可済）。お子さんをお送りした時は、スマホやタブレットで必要な画面を出して、お迎えの保護者にピッ！とボタンを押していただくだけです。

もちろん、こちらも内容を保護者がスマホでLINEの画面から見ていただけます。そしてこの実績表の作成自体を出欠表からデイロボが自動生成しますから、そもそも職員が作る必要がありません。

データはクラウド保管されますから、税務や監査などで必要になった時にもすぐにスマホから取り出しプリントアウトすることができます。

さらに、AIの力を使うとすごいことが可能になります。

放デイでは「個別支援計画書」という計画書を作っています。これは、子どもたちの障害特性を踏まえてこんな支援をします、といった「やること（支援目標）の計画」です。この書類がきちんと作成されていないと国保連給付額（売上）が30%カットされるというほど重要なものです。

この計画書は最低でも１年に2回以上は作るのですが、これが管理者や児童発達支援管理責任者にとって大きな作業です。

支援計画を作るには、児発管がこれまでの児童の記録などを調査し、職員たちにもよく話を聞いた上で、現時点での児童の成長や上達の度合いを確認します。その上で保護者と面談し、学校や家庭の様子などを聞きながら、療育活動の計画を作成します。

こうした計画書の作成も「デイロボ」で自動化できるのです。

「デイロボ」では、毎日の「連絡帳」をはじめ、面談の記録や業務日誌（日報）などの膨大なデータの中から、その児童に関する情報をすべて集め、その中からキーワードを拾い出して支援計画の項目の「候補」を自動で提案。あとはそれを執筆者が文章化するだけなので、担当者の負担はぐっと楽になります。

例えばある児童が「お絵かき」が課題だったとします。そうすると「名前」と「お絵かき」、あるいは「クレヨン」などというキーワードの検索をかければ、データの中からそれらのワードが入った文章をすべて拾い出してきます。

そしてAIがそれをもとに「このような計画が作れます」という文章の雛形まで提案してくれるので、作成担当者はそれを見て文章を直すところから始めれば、作成の手間が大幅にスピードアップします。

放デイの収入（売上）は、大半が国保連（国民健康保険連合会）への請求となっていますが、その作業も「デイロボ」が自動化します。

請求では、指定されたフォーマットに、毎日子どもたちが何時から何時まで来て、その時の加算に何がついて何がつかない、といった個別の預かり要件を一人一人について日毎につけなくてはいけないシステムになっています。
国が指定しているこの請求システムがあまりにも煩雑なため、民間で「福祉ソフト」「カイポケ」「HUG」など「もっと使いやすい請求システム」が開発されており、多くの事業所はそうしたソフトを利用しています。

フォーマットにデータ入力が済んだあと、請求額を計算しますが、複数の事業所に通っている児童がいる場合は、その通っている事業所どうしで計算結果をFAXでやり取りして、上限管理事業所がまとめて全体の計算をして数値を配布することになっています。

自分のところの計算が終わったあと、その結果をよその事業所にFAXし、さらに計算してもらった結果をFAXしてもらって、その数値を書き込んで国保連に請求・・・という面倒で大変な作業です。この作業は事務職員にとって、毎月大きな仕事です。

「デイロボ」はこれも解決します。

すでにお話したように「一ヶ月の児童の出席の表」はすでに保護者の入力によって作られるため、職員が作る必要はありません。「当日のドタキャン」などの特別な修正だけすれば、月末の最終日には当月の出席が確定し、ただちに請求データが完成します。

あとは「福祉ソフト」「カイポケ」「HUG」「国保連様式」・・・などそれぞれお使いの請求ソフトのフォーマットに合うような形にこの出欠データを変更するだけです。すると、月末最終営業日の終業時刻に自動で当月の集計が終わり、＜利用者負担額一覧表＞の印刷が開始できます。これがどのくらいすごいことか、わかる方にはわかると思います。

さて、最後に「デイロボ」で最も重要な機能についてご説明しましょう。

これまでお話ししてきたように、デイロボを使うとこれまで「紙とペン」だった記録のほとんどが「クラウドとスマホ」になります。しかしメリットはそれだけではありません。

現在の「紙」の記録は、法的に5年間の保存が義務付けられていますが、逆に言うと「5年経ったら捨てられ」ています。つまり小学6年生になったら１年生のものから捨てられ始めるわけで、結局、大人になった時に「子供の頃の記録は何も残っていない」のです。

デイロボを導入すれば、それらの記録がなくなってしまうことは二度となく、さらに保護者や保護者から許可を得た事業所の職員などが過去の記録から欲しい情報を検索できるようになります。たとえば成人後に「小学校１年生の頃の夏休みには何が起こってた？」というようなことも簡単にわかるようになるのです。

そして子どもたちが卒業後、これが大いに生きてきます。

現在、成人の障害者の勤務先では「子供の頃どんな子だったのか知りたい」という情報ニーズが高まっています。作業所でいろいろな作業をする際、あるいはグループホームなどで他の人と一緒に暮らしていく時に、どんな事に気をつければよいのか、本人にとって何が困りごとで何が快適なのかを、現場職員は深く知りたいと思っているからです。

しかし現在「過去（子供の頃）の記録」は、学校から「個別支援計画書」が一枚もらえればいい方で、放デイでの連絡帳や個人記録が伝わることはありません。保護者もマメに記録をつけていなければ、記憶は結構曖昧になっていることが多く、面談だけでは必要な情報をすべて伝えることはできません。

放デイには小1～高3まで最大12年間通います。デイロボはこの期間の記録情報をいわばデータベース化します。そして将来、その子が大人になって社会で生きていく時に、保護者はもちろん、その時々の周囲の支援者が必要に応じて情報を引き出し、例えば医療のカルテのように、あるいは電化製品の「取説」のように使うことができます。